华信技术检验有限公司(以下简称华信公司)为贯彻国家及北京市关于新冠肺炎疫情防控的总体部署,根据国家市场监管总局、中国合格评定国家认可委员会(CNAS)的要求,结合华信公司情况,经研究决定,在《关于在近期疫情防控期间管理体系认证审核工作安排的通知》(华信体认字[2020]179号)的基础上,对新冠肺炎疫情防控期间管理体系认证工作做如下安排:
一、认证工作安排
(一) 初次认证审核
1、一阶段审核
在疫情防控期间,一阶段审核采用文件审核的方式进行。
2、二阶段审核
二阶段现场审核将在疫情结束后(根据各地政府的文件),与客户协商确定适宜的时间进行。
(二) 例行监督审核
对于疫情期间应安排实施的例行监督审核,华信公司暂不派出审核组实施现场审核,将以文件审核的方式进行。认证客户应至少向华信公司审核组提供以下电子版文件资料并配合审核组及时完成必要的远程沟通:
1、上次审核以来客户管理体系的重大变更情况,针对变更的策划与实施情况;
2、上次审核发现的不符合项的纠正措施有效实施的证明材料;
3、内审记录,包括:内审计划、检查表、不符合项及纠正材料、内审报告;
4、管理评审记录,包括:管评输入资料、管评输出(如:管评报告、会议纪要、改进事项);
5、各体系目标、指标的完成情况;
6、为持续改进而策划的活动的进展情况(含管理评审输出中的改进事项);
7、组织对适用的法律法规要求的识别、更新以及合规性评价的资料;
8、与质量、环境、职业健康安全、能源等任何有关的法定或法规有要求的验收、评价和监测结果;如:生产许可证、强制性产品认证、排污许可证获得情况、污染物排放监测报告(EMS)、特种设备周期检验报告或清单、工作场所有害因素检测报告(OHSMS)等;
9、自上次审核以来发生的质量事故、质量投诉、环境事件、安全事故、能源浪费事件、职业病事件等及处理情况;
10、上级监管部门监查情况,被行政处罚情况及相关的整改资料(如有);
11、审核组抽取的人员能力和设施资源提供方面的证据;
12、针对质量管理体系:审核组抽取的出厂检验报告/记录、关键原辅材料和关键过程的检验报告/记录、计量装置(器具)周期检定/校准报告或清单、产品设计、关键的生产/服务、检验等活动的运行记录;
13、针对环境、职业健康安全管理体系:环境因素、危险源识别评价及重要环境因素、危险源的确定;应急响应控制;审核组抽取的关键场所、重点区域、重要环境因素、高风险作业的运行控制证据;
14、针对能源管理体系:能评报告、能源绩效统计表;审核组抽取的重点用能过程、设备等的运行控制证据;
15、客户的管理体系文件及审核组为确认客户管理体系符合性和有效性所需的其他证据。
例行监督审核中开出的不符合项,应按照华信公司VTI/MS2.2《管理体系认证注册规则》3.7.2.7的时限要求完成纠正措施验证。对于能够按照有关认证要求,有效保持和运行其管理体系的认证客户,华信公司将保持其认证资格,否则将按VTI/MS2.2《管理体系认证注册规则》有关要求做出处理。
特定情况下,如果认证客户提出不适宜按照上述方式实施例行的监督审核,华信公司将通过文件审核的方式来审核客户近期的变更情况、内审和管理评审及其他相关信息,从而确认认证客户管理体系与有关认证要求的符合性和运行有效性。对于其管理体系符合有关认证要求并运行有效的客户,华信公司将在疫情结束后尽快实施现场监督审核。推迟时间不得超过6个月。
(三)扩大或变更认证范围的审核
疫情防控期间,认证客户可正常提交扩大或变更认证范围的申请。华信公司的申请评审和文件审核工作照常进行。对于现场审核,华信公司将在疫情结束后与认证客户协商确定适宜的时间进行。
(四)再认证审核
疫情防控期间,认证客户可正常提交再认证申请。华信公司的申请评审、文件审核、再认证前的评价正常进行。
在此期间,华信公司暂不派出审核组实施现场审核。对于经评估认证证书有效期的连续性不受影响的再认证项目,华信公司将在疫情结束后安排现场审核。否则,华信公司将通过文件审核的方式来替代现场审核。采用文件审核的方式来替代现场审核的认证客户应至少向华信公司审核组提供以下电子版文件资料并配合审核组及时完成必要的远程沟通:
1、上次审核以来客户管理体系的重大变更情况,针对变更的策划与实施情况;
2、上次审核发现的不符合项的纠正措施有效实施的证明材料;
3、内审记录,包括:内审计划、检查表、不符合项及纠正材料、内审报告;
4、管理评审记录,包括:管评输入资料、管评输出(如:管评报告、会议纪要、改进事项);
5、各体系目标、指标的完成情况;
6、为持续改进而策划的活动的进展情况(含管理评审输出中的改进事项);
7、组织对适用的法律法规要求的识别、更新以及合规性评价的资料;
8、与质量、环境、职业健康安全、能源等任何有关的法定或法规有要求的验收、评价和监测结果;如:生产许可证、强制性产品认证、排污许可证获得情况、污染物排放监测报告(EMS)、特种设备周期检验报告或清单、工作场所有害因素检测报告(OHSMS)等;
9、自上次审核以来发生的质量事故、质量投诉、环境事件、安全事故、能源浪费事件、职业病事件等及处理情况;
10、上级监管部门监查情况,被行政处罚情况及相关的整改资料(如有);
11、审核组抽取的人员能力和设施资源提供方面的证据;
12、针对质量管理体系:审核组抽取的出厂检验报告/记录、关键原辅材料和关键过程的检验报告/记录、计量装置(器具)周期检定/校准报告或清单、产品设计、关键的生产/服务、检验等活动的运行记录;
13、针对环境、职业健康安全管理体系:环境因素、危险源识别评价及重要环境因素、危险源的确定;应急响应控制;审核组抽取的关键场所、重点区域、重要环境因素、高风险作业的运行控制证据;
14、针对能源管理体系:能评报告、能源绩效统计表;审核组抽取的重点用能过程、设备等的运行控制证据;
15、客户的管理体系文件及审核组为确认客户管理体系符合性和有效性所需的其他证据。
再认证审核中开出的不符合项,应按照华信公司VTI/MS2.2《管理体系认证注册规则》3.7.2.7的时限要求完成纠正措施验证。对于管理体系在整体上持续符合相关认证要求的认证客户,华信公司将更新其认证证书,否则将按VTI/MS2.2《管理体系认证注册规则》有关要求做出处理。
特定情况下,如果认证客户提出不适宜按照上述方式实施例行的再认证审核,华信公司将通过文件审核的方式来审核客户近期的变更情况、内审和管理评审及其他相关信息,从而确认认证客户管理体系与相关认证要求的符合性和运行有效性。对于其管理体系符合有关认证要求并运行有效的客户,华信公司将延长其认证证书有效期6个月,并在疫情结束后尽快实施现场再认证审核。
(五)认证决定
疫情防控期间,华信公司通常采用远程审核方式对审核组提交的有关电子版审核材料实施认证评审,作出认证决定,颁发通过通知和/或换发认证证书。
(六)认证信息报送
华信公司将在每月向CNAS和CNCA报送的获证组织基本信息报表中,将本月受疫情影响的获证客户审核、证书有效期顺延等情况进行上报。
(七)工作方式
疫情期间,请认证客户通过电子邮件、电话、短信、微信等远程沟通方式与华信公司相关人员沟通、联系,办理有关认证业务。请认证客户提供所需的电子版的材料。
二、后续工作
(一)待疫情结束后,华信公司将在后续的例行监督审核和再认证审核中关注认证客户在疫情防控期间采取的措施的合理性和实施的有效性,并根据需要开展专项监督审核。
(二)对于在疫情防控期间以文件审核方式实施的例行监督评审或再认证审核项目,华信公司将在后续的现场审核中适当增加审核人日。
(三)必要时,华信公司将及时通知认证客户进一步补充要求或恢复正常审核的时间。如果认证客户遇到问题,请及时向华信公司反馈。具体事宜请与华信公司相关人员联系:
客户服务部经理:张 平,电话:13911694669
体系认证部经理:肖金辉,电话:13311373231
计划管理人员:姚方超,电话:18310831868
岳立顺,电话:13601305281